各歸檔單位：

學校產(chǎn)生的各類歸檔文件材料是學校各項活動真實的歷史記錄，集中反映學校的發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學特色和管理水平，具有無法替代的憑證、參考、宣傳和教育作用。為進一步做好2021年文件材料歸檔工作，按照《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》（教育部令第27號）《鄭州大學檔案管理辦法》等有關要求，現(xiàn)將具體事宜通知如下：

一、總體要求

1、各單位應高度重視文件材料歸檔工作，并作為本單位日常管理工作的重要內容，形成長效機制。檔案工作分管領導應安排并督促兼職檔案員按要求做好立卷歸檔工作，確保歸檔文件材料收集齊全，整理規(guī)范，歸檔及時。

2、各單位應樹立“大檔案”意識，確保歸檔文件材料“應收盡收，應歸盡歸”，不得將公務活動中形成的應歸檔文件材料放置歸檔單位自行保管或被個人占為已有。

3、凡產(chǎn)生的文件材料涉及多個部門的，由主辦部門負責歸檔，相關部門協(xié)助提供材料。

4、各單位要及時確定檔案工作分管領導和兼職檔案員，報送檔案與校史館備案，并擬寫本單位“文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表”，報檔案與校史館審核后執(zhí)行。

5、各單位在歸檔工作中應加強與檔案與校史館的業(yè)務溝通，確保歸檔工作順利進行。

6、財會檔案分室、基建檔案分室、出版檔案分室按照檔案分室檔案管理要求做好本部門文件材料歸檔工作。

二、歸檔范圍

1、按照《鄭州大學檔案館收集檔案范圍細則及工作方案》確定的歸檔范圍進行整理歸檔。

2、2020年度學校各單位收到的上級及業(yè)務主管部門下發(fā)的與學校有直接關系并需要執(zhí)行的文件材料。

3、2020年度學校舉行重大活動形成的文件材料，如：學校召開黨代會、教代會、學代會（研代會）、團代會及承辦省級以上大型體育賽事、重要會議及其他重大活動、重要事件中形成的各類文件材料。

4、2020年度學校獲得的省級以上證書、獎牌、獎杯、獎狀、錦旗、光榮冊、重要題詞以及在校際交流中獲贈的具有保存價值的各類實物，實物類材料應隨相關紙質文件材料同時歸檔。

5、2021屆畢業(yè)生合影照片（含電子版）并填寫《畢業(yè)生合影照片備考表》（附件1）。

6、各單位在2020年度工作過程中形成的具有查考利用價值且辦理完畢的文件材料。

7、2020年度以前因特殊原因未及時歸檔須補充歸檔的各類文件材料。

三、歸檔要求

1、文件類的歸檔材料以“件”為單位歸檔。校內發(fā)文的排列順序為：正本—擬稿封面—底稿；上級來文的排列順序為：文件處理簽—正本。正文須加蓋發(fā)文單位公章。底稿須使用碳素黑筆書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆等。OA辦公系統(tǒng)中形成的電子文件要求紙質、電子雙套制歸檔。

2、科研、基建、設備等專業(yè)性歸檔材料,以“卷”為單位整理立卷，加蓋立卷單位公章，并保持歸檔文件材料的成套性、完整性。

3、報表、名冊、圖冊等已裝訂并符合裝訂要求的材料，以“冊（本）”為單位移交。

4、歸檔材料應是加蓋公章的原件，復印件原則上不得歸檔。各類文件材料用紙大小一律采用國際標準A4型，圖件按此規(guī)格疊成手風琴式，圖名、圖簽折在外面。歸檔文件材料要求字跡清晰、用紙規(guī)范，無圈畫修改、未作任何標記、不含訂書釘?shù)冉饘傥铩Ｊ褂脗髡婕埓蛴〉奈募殢陀。瑥陀〖黄饸w檔。計算機打印的文件材料須使用激光打印、不得使用噴墨打印、色帶打印。

5、歸檔材料必須完整，如正本與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件等，均應齊全完整歸檔，不得遺漏和散失。兼職檔案員在整理過程中要逐卷（件）檢查，不得缺項、漏項，不要把屬于一個內容的文件材料人為地分割開或遺漏。

6、文件材料無論單面或雙面，只要有書寫文字，都要一面編寫一個頁號(空白面不編號)；頁號的位置在每頁材料的右下角（反面為左下角），頁碼編寫要求采用2B鉛筆書寫，不漏號不重號。

7、實物類（印章、證書、獎杯等）、聲像類歸檔材料（照片、圖片、音視頻等）須在編制題名時體現(xiàn)事由（事件）及時間、地點、人物等要素。

四、歸檔時間

1、按年度歸檔的各類文件材料于5月31日前歸檔。

2、各教學部門按教學年度歸檔。

3、出版刊物于5月31前歸檔。

4、科研、基建等專題性、成套性的歸檔材料，在項目完成并通過鑒定驗收后2個月內歸檔。

5、聲像類歸檔材料在活動結束后1個月內歸檔。畢業(yè)生合影照片于當年學生離校前歸檔。

6、重大活動產(chǎn)生的各類文件材料應在重大活動項目結束后1個月內歸檔。

7、實物類材料在形成后1年內歸檔，確需在本單位保留一段時間的，應先移交檔案與校史館編目、拍照，再辦理借出手續(xù)。

8、已故檔案應在職工死亡五年后向檔案與校史館移交。

五、歸檔程序

1、文件材料歸檔時，檔案與校史館對文件材料的歸檔質量進行檢查驗收，不符合要求的將不予接收，要求限期整改合格后重新歸檔。

2、歸檔單位需填寫《歸檔文件材料移交表》（見附件2），移交表一式兩份，交接雙方簽字并加蓋所在單位印章后各留一份備查。電子版移交清單發(fā)送郵件至dag@zzu.edu.cn。

文書類檔案：張老師，67739683

其他類檔案：王老師，67767732

附件：

1、《鄭州大學畢業(yè)生合影照片備考表》

2、《鄭州大學歸檔文件材料移交表》

檔案與校史館

2021年4月27日