校內(nèi)各單位：

為切實(shí)做好我校2022年度文件材料歸檔工作，根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》《鄭州大學(xué)檔案管理辦法》等要求，結(jié)合工作實(shí)際，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、總體要求

1、檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)安排并督促兼職檔案員按要求做好立卷歸檔工作，確保歸檔材料收集齊全，整理規(guī)范，歸檔及時(shí)。

2、各單位應(yīng)樹立“大檔案”意識，確保歸檔材料“應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸”，不得將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔材料放置歸檔單位自行保管或被個(gè)人占為已有。

3、產(chǎn)生的文件材料涉及多個(gè)部門的，由主辦部門負(fù)責(zé)歸檔，相關(guān)部門協(xié)助提供材料。

4、機(jī)構(gòu)調(diào)整或單位分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、兼職檔案員名單有變動(dòng)，請及時(shí)向檔案與校史館報(bào)備。（見附件1）

5、各單位在歸檔工作中應(yīng)加強(qiáng)與檔案與校史館的業(yè)務(wù)溝通，確保歸檔工作順利進(jìn)行。

6、財(cái)會(huì)檔案分室、基建檔案分室、出版檔案分室按照檔案分室檔案管理要求做好本部門歸檔工作。

二、歸檔范圍

歸檔文件材料主要是指2021年度各單位在其職能活動(dòng)中形成的對學(xué)校和社會(huì)有保存利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料，以及有保存價(jià)值的實(shí)物。

1、按照《鄭州大學(xué)檔案館收集檔案范圍細(xì)則及工作方案》確定的歸檔范圍進(jìn)行整理歸檔。

2、歸檔的文件材料包括紙質(zhì)文件材料和以硬盤、光盤為載體的電子文件、聲像文件等材料（如：數(shù)碼照片、數(shù)碼視頻、數(shù)碼錄音等）

3、學(xué)校或各單位獲得的省廳級以上證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、錦旗、光榮冊、重要題詞以及在校際交流中獲贈(zèng)的具有保存價(jià)值的實(shí)物，或者各單位和教職員工設(shè)計(jì)制作具有歷史文化意義的實(shí)物。實(shí)物類材料應(yīng)隨相關(guān)紙質(zhì)文件材料同時(shí)歸檔。

4、2021年度以前因特殊原因未及時(shí)歸檔須補(bǔ)充歸檔的各類材料。

三、歸檔要求

1、文件類的歸檔材料以“件”為單位歸檔。校內(nèi)發(fā)文的排列順序?yàn)椋赫尽獢M稿封面—底稿；上級來文的排列順序?yàn)椋何募幚砗灐尽Ｕ捻毤由w發(fā)文單位公章。底稿須使用碳素黑筆書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆等。OA辦公系統(tǒng)中形成的電子文件要求紙質(zhì)歸檔。

2、科研、基建、設(shè)備等專業(yè)性歸檔材料,以“卷”為單位整理立卷，加蓋立卷單位公章，并保持歸檔文件材料的成套性、完整性。

3、報(bào)表、名冊、圖冊等已裝訂并符合裝訂要求的材料，以“冊（本）”為單位移交。

4、歸檔文件材料應(yīng)是加蓋公章的原件，復(fù)印件原則上不得歸檔。各類文件材料用紙大小一律采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，圖件按此規(guī)格疊成手風(fēng)琴式，圖名、圖簽折在外面。歸檔文件材料要求字跡清晰、用紙規(guī)范，無圈畫修改、未作任何標(biāo)記、不含訂書釘?shù)冉饘傥铩Ｊ褂脗髡婕埓蛴〉奈募殢?fù)印，原件同復(fù)印件一起歸檔。計(jì)算機(jī)打印的文件材料須使用激光打印、不得使用噴墨打印、色帶打印。

5、歸檔材料必須完整，如正本與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件等，均應(yīng)齊全完整歸檔，不得遺漏和散失。兼職檔案員在整理過程中要逐卷（件）檢查，不得缺項(xiàng)、漏項(xiàng)，不要把屬于一個(gè)內(nèi)容的文件材料人為地分割開或遺漏。

6、文件材料無論單面或雙面，只要有書寫文字，都要一面編寫一個(gè)頁號(空白面不編號)；頁號的位置在每頁材料的右下角（反面為左下角），頁碼編寫要求采用2B鉛筆書寫，不漏號不重號。

7、實(shí)物類（印章、證書、獎(jiǎng)杯等）須在編制題名時(shí)體現(xiàn)事由（事件）及時(shí)間、地點(diǎn)等要素。

8、聲像類歸檔材料（數(shù)碼照片、圖片、音頻、視頻等）須登陸“聲像檔案管理系統(tǒng)”http://10.66.2.214 按照系統(tǒng)要求進(jìn)行著錄上傳。（操作方法見附件2）

四、歸檔時(shí)間

1、按年度歸檔的各類文件材料于6月10日前歸檔。

2、各教學(xué)部門按教學(xué)年度歸檔。

3、出版刊物于6月10日前歸檔。

4、科研、基建等專題性、成套性的歸檔材料，在項(xiàng)目完成并通過鑒定驗(yàn)收后2個(gè)月內(nèi)歸檔。

5、聲像類歸檔材料在活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)歸檔。畢業(yè)生合影照片于當(dāng)年學(xué)生離校前歸檔。

6、重大活動(dòng)產(chǎn)生的各類文件材料應(yīng)在重大活動(dòng)項(xiàng)目結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)歸檔。

7、實(shí)物類材料在形成后1年內(nèi)歸檔，確需在本單位保留一段時(shí)間的，應(yīng)先移交檔案與校史館編目、拍照，再辦理借出手續(xù)。

8、已故檔案應(yīng)在職工死亡五年后向檔案與校史館移交。

五、歸檔程序

1、文件材料歸檔時(shí)，檔案與校史館對文件材料的歸檔質(zhì)量進(jìn)行檢查驗(yàn)收，不符合要求的將不予接收，要求限期整改合格后重新歸檔。

2、歸檔單位需填寫《鄭州大學(xué)歸檔文件材料移交表》（見附件3），移交表一式兩份，交接雙方簽字并加蓋所在單位印章后各留一份備查。電子版移交清單發(fā)送郵件至dag@zzu.edu.cn。

3、聯(lián)系人：

文書類檔案：張老師，67739683

其他類檔案：王老師，67767732

檔案與校史館

2022年5月27日